Czy można podsłuchiwać pracowników?

Kontrola służbowej poczty elektronicznej oraz podsłuch telefonów pracowników jest dopuszczalna, jednakże pod pewnymi warunkami. W okresie pracy zdalnej wielu pracodawców chciałoby wiedzieć co robią pracownicy w czasie pracy zdalnej oraz o czym rozmawiają jeśli nie przebywają w biurze. Pracownicy z kolei zastanawiają się, czy pracodawca może podsłuchiwać ich rozmowy telefoniczne lub monitorować służbową pocztę elektroniczną lub komputer służbowy.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Czy można podsłuchiwać pracowników?
2. Czy pracodawca może kontrolować telefon służbowy pracownika?
3. Co grozi za podsłuchiwanie rozmów telefonicznych?
4. Czy pracodawca może podsłuchiwać telefon służbowy?
5. Czy może być podsłuch w pracy?

Czy pracodawca może wiedzieć co robię na komputerze?

Wielu pracowników jeszcze przed pandemią COVID -19 pracowało zdalnie wykorzystując do tego komputer służbowy czy służbową pocztę elektroniczną. Obecnie jednak w czasie kiedy praca zdalna jest na porządku dziennym pracownicy, którzy dotychczas nie wychodzili z biura, zmuszeni zostali do wykonywania pracy z domu. Pracodawcy wyposażyli pracowników w narzędzia umożliwiające im wykonywanie pracy spoza biura i firmowej sieci informatycznej. Stąd całkiem zasadne jest pytanie czy pracodawca może wiedzieć co pracownik robi na komputerze służbowym a pracownik chce wiedzieć czy pracodawca może monitorować to co jest wykonywane na komputerze służbowym.

Czy pracodawca może podsłuchiwać pracowników?

Kiedy praca zdalna dotyczyła przede wszystkim handlowców spotykających się poza biurem z klientami potrzeba podsłuchiwania tego o czym rozmawiają pracownicy przez telefon służbowy nie była istotnym zagadnieniem. W momencie wszechobecnej pracy zdalnej pracownicy nie przebywają w miejscu świadczenia pracy (w biurze firmy) i zmuszeni są do wykonywania pracy w warunkach domowych. Ten brak kontroli jaką mógł sprawować pracodawca mając pracowników pod ręką powoduje, że wielu z pracodawców chciałoby wiedzieć nie tylko co pracownicy wysyłają firmową pocztą elektroniczną ale także o czym rozmawiają i jak. Zarówno monitorowanie służbowego komputera jak i podsłuch (a może raczej monitorowanie rozmów telefonicznych pracowników) jest możliwe. Wymaga jednak spełnienia szeregu warunków.

Kiedy pracodawca może monitorować pocztę służbową, komputer lub telefon pracownika?

Pierwszą i zarazem najważniejszą moim zdaniem przesłanką do tego aby uznać działania pracodawcy w zakresie monitoringu urządzeń informatycznych przekazanych do użytku pracownika i sposobu ich wykorzystywania jest poinformowanie pracowników o tym fakcie.

Nie wolno prowadzić monitoringu jakiegokolwiek urządzenia informatycznego (komputer, telefonu) bez uprzedniego wyraźnego poinformowania pracowników a także wskazania zasad i warunków takiego monitorowania. Co więcej pracodawca powinien uzyskać oświadczenia pracownika, że ten zapoznał się wcześniej zasadami korzystania ze sprzętu służbowego. Wielu pracowników przecież korzysta z telefonu służbowego czy służbowej poczty także w celach prywatnych. Korzystanie z służbowych urządzeń w celach prywatnych budzi uzasadnione kontrowersje z wielu powodów. Najważniejszym z nich w moim przekonaniu jest narażenie pracodawcy na różnego rodzaju konsekwencje zwłaszcza w obszarze ochrony informacji i danych osobowych. Stąd też zawsze rekomenduje wprowadzenie wyraźnych instrukcji, w jaki sposób i do czego może być wykorzystywany komputer służbowy lub telefon służbowy.

Art. 223. [Monitoring poczty elektronicznej pracownika]

§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

§ 3. Przepisy art. 222 § 6-10 stosuje się odpowiednio.

§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr pracownika. Zasada ta znajduje zastosowanie także w przypadku monitorowania poczty pracowników, w tym komputera i telefonu. W związku z tym, nawet wówczas, jeśli pracownika poinformowano o monitorowaniu urządzeń, z których korzysta on na co dzień to pracodawcy nie wolno przetwarzać osobistych informacji dotyczących pracownika.

Co grozi za podsłuchiwanie rozmów telefonicznych?

Wiemy już, że warunkiem legalności prowadzonego monitoringi tak komputera, poczty służbowej jak i prowadzonych rozmów jest uprzednie, wyraźne poinformowanie pracownika o tym, że jego urządzenia polegają monitoringowi. W mojej praktyce jako radca prawny i pełnomocnik w sprawach karnych często dowiaduje się o tym, że monitoring urządzeń informatycznych (w tym telefonu) odbywał się bez wiedzy pracownika – osoby monitorowanej. Monitorowanie urządzeń informatycznych bez wiedzy pracownika może pociągać za sobą odpowiedzialność karną. Zgodnie z art. 267 kodeksu karnego

Art. 267. [Bezprawne uzyskanie informacji]

§ 1. Kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 2. Tej samej karze podlega, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do całości lub części systemu informatycznego.

§ 3. Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem.

§ 4. Tej samej karze podlega, kto informację uzyskaną w sposób określony w § 1-3 ujawnia innej osobie.

§ 5. Ściganie przestępstwa określonego w § 1-4 następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Niektórzy pracodawcy zdają się zapominać o tym, że pracownicy mają prawo do ochrony prywatności a także do ochrony tajemnicy korespondencji.